10 tegn på, at du er vokset ud af dit ERP-system
Når dit ERP-system ikke længere kan følge med
Det siger sig selv, at et ERP-system skal understøtte virksomhedens vækst og udvikling – ikke stå i vejen for den. Men i takt med at virksomheden vokser, kan den type ERP-systemer, mange opstartsvirksomheder benytter, mangle den fleksibelt og de funktioner, der kræves af en større virksomhed, hvilket gør, at applikationen blive sværere at arbejde med og ikke er i stand til at understøtte nye forretningsbehov.
Måske fungerer dit økonomisystem stadig, men dine medarbejderne bruger al for meget tid på manuelle processer, Excel-ark og workarounds. Måske er det blevet kompliceret og vanskeligt at få ét samlet overblik over din virksomheds forretningsdata.
Hvis du kan genkende en eller flere af nedenstående tegn, kan det være tid til at overveje, om dit nuværende ERP-system stadig er det rigtige match for din virksomhed.
1. I bruger for meget tid på manuelle processer
Hvis dine medarbejderne ofte kopierer data mellem forskellige apps, indtaster de samme oplysninger flere gange eller manuelt håndterer simple processer, som sagtens kan automatiseres, er det et tydeligt tegn på, at din forretningsløsning er ved at være uddateret.
Et moderne ERP-system bør kunne automatisere en stor del af de administrative arbejdsgange og reducere behovet for dobbeltindtastning.
2. Excel er blevet en nødvendig del af ERP-systemet
Excel er uden tvivl et fantastisk værktøj, som nok de fleste forretningsbrugere er bekendte – og fortrolige – med, men hvis dine medarbejdere er afhængige af omfattende Excel-ark for at få rapporter, beregninger eller processer til at fungere, kan det være tegn på, at dit forretningssystem ikke længere dækker virksomhedens egentlige behov.
Et moderne ERP-system gør det nemmere at arbejde med data – og forudsætter ikke eksterne manuelle løsninger.
3. I mangler et samlet overblik over virksomheden
Når økonomi, salg, lager, indkøb og andre forretningsområder håndteres i forskellige systemer, kan det være svært at få et samlet og opdateret billede af din virksomhed.
Et moderne ERP-system samler alle centrale forretningsdata og giver ledelse og medarbejdere adgang til den information, de har brug for, når de har brug for den.
4. Jeres ERP-system integrerer dårligt med andre systemer
Virksomheder anvender i dag en lang række forskellige applikationer – eksempelvis CRM, webshop, lagerstyring, produktionssystemer og BI.
Hvis dit ERP-system ikke kan integreres effektivt med disse apps, kan det føre til manuelle arbejdsgange, fejl og dårligere datakvalitet.
Et moderne ERP-system som Business Central er fuldt integrerbart med andre forretningsapps som Microsoft 365, Power BI, Power Automate, Dynamics 365 Sales, Shopify samt en lang række eksterne systemer.
5. Systemet kan ikke følge med virksomhedens vækst
Et ERP-system, der fungerede rigtig godt for blot fem år siden, er ikke nødvendigvis det rigtige system for din virksomhed i dag.
Har din virksomhed fået flere medarbejdere, kunder, produkter, selskaber eller ekspandere til flere markeder, kan kravene til dit ERP-system have ændret sig markant.
Et ERP-system skal kort sagt kunne vokse sammen med virksomheden, og aldrig være en hindring for en virksomheds vækstmuligheder.
6. Rapportering tager for lang tid
Ledelsen har brug for aktuelle data for at kunne træffe gode beslutninger og fastlægge de rigtige strategier.
Hvis det tager dage eller uger at samle data, oprette rapporter eller få et overblik over eksempelvis salg, lager eller økonomi, kan det være et tegn på, at rapporteringsmulighederne i jeres nuværende ERP-løsning ikke længere er tilstrækkelig.
Problemfri integration med Business Intelligence-løsninger, ikke mindst Power BI, gør virksomhedens data langt mere tilgængelige og lettere at analysere.
7. Medarbejderne finder deres egne workarounds
Når dine medarbejderne begynder at udvikle deres egne Excel-ark, databaser, manuelle rutiner eller andre løsninger, som gåruden om ERP-systemet, er det værd at undersøge hvorfor.
Det kan nemlig være et tegn på, at systemet er utilstrækkeligt og ikke understøtter virksomhedens arbejdsgange godt nok.
8. Det er blevet dyrt og besværligt at vedligeholde
Ældre ERP-systemer kan være svære at tilpasse nye krav og funktioner, og kræver ofte omfattende specialudvikling og manuel vedligeholdelse.
Hvis selv små ændringer forudsætter dyr konsulenthjælp, eller opgraderinger er vanskelige og risikable, kan det være relevant, at tage springet og undersøge mere moderne alternativer.
Når du eksempelvis først har opgraderet til Business Central, skal du aldrig mere tænke på dyre opgraderinger og spekulationer om, hvorvidt din software lever op til nyeste krav og standarder. Business Central opgraderes helt automatisk to gange årligt.
9. I har svært ved at automatisere nye processer
Ved at automatisere forretningsprocesser i systemet, kan du frigive tid og reducere fejl. Men hvis jeres ERP-system har begrænsede muligheder for automatisering og integration, kan det være både besværligt og dyrt at automatisere og effektivisere virksomhedens arbejdsgange.
Med moderne ERP-løsninger og værktøjer som Power Automate, Microsoft Copilot og ikke mindst AI-agenter, er mulighederne for automatisering blevet væsentligt større.
10. ERP-systemet understøtter ikke jeres fremtidige ambitioner
Det vigtigste spørgsmål er måske slet ikke, om hvorvidt ERP-systemet fungerer og passer til din virksomhed i dag, men om det kan understøtte og drifte din virksomhed de næste fem eller ti år.
Hvis I planlægger at udvide til nye markeder, etablere flere selskaber, øge automatiseringen, forbedre rapporteringen eller integrere flere digitale løsninger, bør ERP-systemet kunne understøtte disse ambitioner.
Skal I skifte ERP-system?
At skifte ERP-system er en stor beslutning, og det er ikke nødvendigvis den rigtige løsning, bare fordi virksomheden oplever udfordringer.
Nogle problemer kan løses gennem opgradering, bedre konfiguration, nye integrationer eller tilpasninger eller optimering af eksisterende processer.
Men hvis flere af de ti tegn ovenfor er genkendelige, er det måske ved at være tid til at gennemgå virksomhedens samlede ERP-strategi og overveje, om I skal migrere til en virksomhedsløsning, der kan understøtte jeres nuværende behov og samtidig følge med virksomhedens videre vækst og udvikling.
Hvorfor vælge Dynamics 365 Business Central?
Microsoft Dynamics 365 Business Central er en moderne cloudbaseret ERP-løsning, der kan understøtte virksomheder inden for blandt andet økonomi, salg, indkøb, lager, produktion og projektstyring.
Business Central kan integreres med Microsoft 365, Power Platform, Power BI, Dynamics 365 Sales, Shopify og en lang række eksterne løsninger. Det gør det muligt at skabe et sammenhængende digitalt fundament, hvor data kan flyde effektivt mellem virksomhedens systemer.
Samtidig kan løsningen udvides med apps og tilpasninger, så ERP-systemet kan udvikle sig sammen med virksomheden.
Med Business Central får du desuden markedsledende AI-funktionalitet. Med Microsoft Copilot kan du automatisere rutineopgaver, analysere data og få intelligente anbefalinger, der gør det lettere at træffe beslutninger og arbejde mere effektivt, og med AI-agenter kan mange af dine forretningsprocesser administreres uafhængigt og automatisk.
Konklusion
Et ERP-system skal være en hjælp til virksomheden – ikke en begrænsning.
Hvis I oplever for mange manuelle processer, manglende integrationer, utilstrækkelig rapportering eller et system, der ikke længere kan følge med virksomhedens udvikling, kan det være tid til at se på alternativer.
Det handler ikke nødvendigvis om at vælge det nyeste system, men om at finde en løsning, der passer til virksomhedens behov i dag og samtidig kan understøtte fremtidig vækst og udvikling.
Hos Active Business Solutions hjælper vi virksomheder med at analysere deres ERP-behov, optimere eksisterende løsninger og gennemføre migration til Business Central.
Overvejer I, om jeres ERP-system stadig er det rigtige? Kontakt os for en uforpligtende snak om mulighederne.
FAQ – Ofte stillede spørgsmål om at skifte ERP
Er det tid til at skifte ERP-system og i så fald, hvilket system skal jeg vælge? Er Business Central det rette ERP-system for min virksomhed? Her får du svarene på nogle af de spørgsmål man kan have, dnår man overvejer om man skal skifte ERP-syatem.
Hvordan ved man, om virksomheden er vokset fra sit ERP-system?
Typiske tegn er for mange manuelle processer, stor afhængighed af Excel, manglende integrationer, utilstrækkelig rapportering og et ERP-system, der ikke længere kan understøtte virksomhedens vækst og fremtidige behov.
Hvornår bør man skifte ERP-system?
Det kan være relevant at overveje et nyt ERP-system, hvis det eksisterende system ikke længere understøtter virksomhedens behov, er vanskeligt at integrere med andre løsninger, kræver mange manuelle processer eller begrænser virksomhedens vækst og udvikling.
Hvilke tegn viser, at et ERP-system er forældet?
Tegn på et forældet ERP-system kan være omfattende brug af Excel, manuelle arbejdsgange, manglende automatisering, dårlige integrationsmuligheder, langsom rapportering og høje omkostninger til vedligeholdelse og opgraderinger.
Hvorfor er integrationer vigtige i et ERP-system?
Integrationer gør det muligt at udveksle data effektivt mellem ERP-systemet og andre forretningsløsninger som CRM, webshop, lagerstyring og Business Intelligence. Det kan reducere manuelt arbejde, fejl og dobbeltindtastning.
Hvordan kan et moderne ERP-system understøtte virksomhedens vækst?
Et moderne ERP-system kan automatisere processer, samle virksomhedens data, integrere med andre systemer og gøre rapportering og analyse lettere. Samtidig kan systemet skaleres og udvides i takt med virksomhedens behov.
Hvorfor vælge Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Microsoft Dynamics 365 Business Central er en moderne cloudbaseret ERP-løsning, der understøtter blandt andet økonomi, salg, indkøb, lager, produktion og projektstyring. Løsningen kan integreres med Microsoft 365, Power Platform, Power BI, Dynamics 365 Sales, Shopify og en lang række andre løsninger.
Kan Business Central automatisere forretningsprocesser?
Ja. Business Central indeholder muligheder for automatisering og kan udvides med blandt andet Power Automate, Microsoft Copilot og AI-agenter. Det kan hjælpe virksomheder med at automatisere rutineopgaver og effektivisere forskellige forretningsprocesser.